Как сэкономить время и повысить эффективность своей команды

1. Команда единомышленников. Не нуждается в расшифровке, это люди, которые делают ваш бизнес. 

2. Четкие цели и задачи. Основа основ любого дела. Формулируйте и озвучивайте в начале каждого нового этапа работы. Всем сотрудникам важно понимать свои задачи и их взаимосвязь с другими участниками процесса, конечную цель/результат иначе взаимодействия и организованности не получится.

3. Разбейте проект на небольшие части. Глобальные задачи давят на психику плюс больше ответственность. Не знаешь, с какой стороны подступиться, с чего начать. Лучший вариант раздробить проект на несколько частей и порционно делегировать полномочия и распределять задачи. Более простые задания — стажерам или менее опытным сотрудникам, сложное — специалистам. Не нужно тратить время на неусыпный контроль, предоставьте автономию и свободу действий, а за ходом выполнения работ можно наблюдать через CRM. Не забывайте что, делегируя задание, вы не только передаете контроль в другие руки, но и получаете возможность взглянуть на проблему с другой точки зрения. 

4. Настройте приоритетность и последовательность задач. Не старайтесь делать одновременно сразу несколько дел это плохая практика. Лучше выполнять задачи в порядке очередности. Распределение дел по степени значимости это один из базовых принципов эффективного тайм-менеджмента поэтому в INTRUM можно менять статусы задач и назначать приоритет срочности. Продумайте график, цели, определите для каждого сотрудника свои дедлайны и контрольные точки. 

Командная работа эффективна, но нужна организованность, чтобы сотрудники не дублировали работу друг друга. Поэтому важно настроить последовательность задач, если строим дом, сначала фундамент, а  затем стены, крыша и все остальное. С CRM можно автоматизировать  постановку задач, чтобы не отвлекаться в процессе. То есть настроить цепочку и система сама по запрограммированной последовательности будет назначать новые задания участникам команды. Это поможет избежать лишней работы и конфликта версий.

5. Удобный формат передачи информации. С данными работать легче, когда они в структурированном виде, по разделам, в таблицах, графиках и в свободном доступе. Через CRM можно быстро обмениваться информацией, пересылать файлы, обсуждать задачи, формировать отчеты.

6. Оптимизируйте работу. Все просто, если есть ежедневно повторяющиеся действия – рассылка писем, предложений, заявок поставщикам — автоматизируйте эти бизнес-процессы в CRM. Зачем тратить время на то, что за вас и ваших сотрудников может сделать программа. 

7. Организация рабочего пространства. Чтобы не тормозить процесс организуйте рабочие зоны так, чтобы все необходимое у каждого сотрудника было под рукой (программы, инструменты, канцтовары и пр.). Сведите на нет все отвлекающие моменты, оснастите рабочие места всем необходимым инструментарием. Пусть то, что используется каждый день храниться на столе, а остальное в ящиках. Заведите в команде правило наводить порядок на рабочем столе в конце рабочего дня и готовить документы для начала следующего, чтобы не копаться с утра.  Следите и вовремя пополняйте запасы офисного арсенала. Для учета и напоминаний о закупке можно также использовать возможности CRM, хотя бы органайзер.

8. Паузы стимулируют работоспособность. Может показаться странным в контексте нашей темы, ведь речь о том, как сэкономить рабочее время. И тем не менее исследования подтверждают человеческий мозг функционирует гораздо лучше, если концентрироваться на выполнении задачи около 40-50 минут и брать паузу. Поощряйте перерывы, например, 15 минут в конце каждого часа. Это помогает перезарядить мозг, снять напряжение после обдумывания сложной задачи, улучшает концентрацию внимания и стимулирует на более продуктивную работу. В некоторых компаниях, оборудуются специальные места для отдыха и релаксации. Самый известный и яркий пример Google. Но если крупные компании могут себе позволить дополнительное место и капсулы для сна, небольшим это сделать сложнее, но не невозможно. Самое простое, можно оборудовать обеденную зону, для перекуса, coffee break или чтения.

9. Прежде чем нанимать новых сотрудников удостоверьтесь, что вам это действительно необходимо. Возможно, вы не до конца задействуете возможности своей команды. То, что для вас бизнес сосредоточие всех сил, не означает того же для ваших сотрудников. Им нужна мотивация, понимание «Зачем?» и четкая организация. Вот почему ваша задача создать такую среду, в которой сотрудникам будет комфортно работать. Наладить процесс, при котором ваша команда будет функционировать как хорошо отлаженный механизм. 

Нехватка времени это страшный сон наяву для тех, кто всерьез увлечен своим делом и тем более для бизнеса. Если же следовать этим простым правилам, можно научиться управлять временным потоком, а значит заложить прочную основу для будущего развития и роста.