Облако или коробка? Выбираем CRM

Допустим, вы уже приняли для себя судьбоносное решение, что вашему бизнесу просто жизненно необходима CRM. Тут же возникает вопрос: А какую выбрать коробочную или облачную? Кто-то вам посоветует облачную, так как с ней удобно строить бизнес из любой точки земного шара. Кто-то напротив, будет агитировать за коробочную версию, как гарантию тотального контроля сохранности данных. Не будем занимать ничью сторону, а просто приведем факты.

Облачное решение

Проще простого. Не выходя из дома, зарегистрировался, внес абонентскую плату и готово, можно пользоваться облачной CRM системой. Своего рода аренда. Технология SaaS от англ. Software as a service — то есть программное обеспечение как услуга.  Подобные сервисы предоставляют пользователям возможность работать в режиме удаленного доступа. При этом все программное обеспечение базируется на сервере разработчика. Для работы нужен только интернет. Не надо заморачиваться с установкой своего сервера и поиском IT-специалиста, который будет заниматься его обслуживанием. Все вопросы оперативно решаются службой техподдержки компании поставщика услуги.  

Возможности

• Минимальные первоначальные инвестиции. Оплата только за аренду из расчета количества пользователей и используемых услуг;
• Не нужно покупать дополнительное оборудование и тратить деньги на содержание и обслуживание IT инфраструктуры;
• Доступность и мобильность. Пользователю для доступа в систему нужен только web-браузер (ПК, планшет, ноутбук, смартфон);
• Онлайн доступ 24 часа в сутки, 365 дней в году;
• Безлимитная профессиональная техподдержка;
• Неограниченный объем оперативной памяти;
• Автоматическое обновление версий;
• Оплата только за используемые услуги;
• Экономия времени. Не нужно жертвовать рабочим временем на обучение сотрудников. Сервис интуитивно понятный;
• Быстрый обмен данными между сотрудниками;
• Готовые решения для конкретных сфер бизнеса;
• Безопасность. Данный хранятся на надежных серверах. Информация передается по зашифрованному протоколу. В случае сбоя все утерянные данные можно восстановить с помощью резервного копирования. 

Страхи/опасения

• Зависимость от Интернета;
• Невозможность вносить изменения в структуру программы;
• Минимум возможности настроить систему под нужды компании;
• Зависимость от провайдера. Может менять интерфейс на свое усмотрение;
• страх утраты данных в случае технических неполадок;
• Опасения за безопасность данных.

Коробочное решение

Готовое автономное решение со стандартным функционалом. То есть вы приобретаете базовый продукт, не заточенный под нужды конкретной компании. Нередко имеет ограниченные возможности трансформации. Теоретически можно установить самостоятельно, если хватает технических знаний. Во всех остальных случаях без помощи специалиста не обойтись. По времени процесс установки программы довольно быстрый, но придется попотеть, занося данные вручную. 

Возможности

• Большая стоимость начальных вложений. Возможность. что не окупится и за все время владения (до критического устаревания системы)
• Бессрочное пользование. Единоразовая плата за лицензию (выгодно, когда нужно установить только на 1 компьютер);
• Иногда предоставляется сервис технической поддержки;
• Личный контроль и ответственность за безопасность данных.

Страхи/опасения

• Чтобы внедрить продукт самостоятельно, нужны специальные знания;
• Возможны конфликты с уже имеющимися программами;
• Необходимость забивать данные вручную;
• Ограниченные возможности хранения данных по клиентам (название компании, ФИО, должность, контакты);
• Фиксированная цена за продукт. Даже если какие-то из функций не будут использоваться, это не повлияет в сторону уменьшения цены;
• Невозможность зайти в систему с другого компьютера, если на нем не установлена программа.

Спорить, какая из них лучше все равно, что пытаться выяснить, что было раньше яйцо или курица. Здесь будет логичнее исходить из специфики бизнеса, особенностей компании, задач, которые нужно решить и финансовых возможностей. Склоняетесь в пользу коробочного решения, подробно изучите имеющийся функционал. Сопоставьте насколько эффективно она справиться с решением индивидуальных задач вашего бизнеса. Прозондируйте почву на предмет возможности/невозможности внесения изменений в программу. Это убережет от неприятных сюрпризов и неоправданных вложений. Выбирая коробочную CRM, есть вероятность, что на этапе внедрения придется подстраиваться под ее возможности в силу ограниченности функционала. Поэтому такое решение будет, скорее всего, нерентабельным для компаний с исключительными бизнес процессами.

Теперь что касается SaaS решений. Опять страшилки про невозможность менять структуру CRM. Изначально в таких программах уже заложен универсальный набор функций. Надо только выбрать нужное. Причем и оплачивать придется исключительно те услуги, которыми пользуетесь, а не весь функционал в целом. Появилась потребность в дополнительных инструментах – всегда можно подключить. Или  наоборот отключить, если уже не нужно. Идеально подходит для ведения бизнеса в режиме home office. Удобна, когда у компании есть филиалы, подразделения. Без труда можно подключать новых сотрудников. Достаточно выслать приглашение на email. Нет нужды в специальной подготовке. Для подробного инструктажа хватит и демонстрационного видеоролика. Особенно актуально для руководителей вынужденных часто уезжать в командировки. Возможность контроля, чтобы в отсутствие кота мыши не пустились в пляс. Можно организовывать и вести все рабочие процессы хоть сидя на дереве. Главное чтоб Wi-Fi был рядом.   

Для многих камнем преткновения и ориентиром выбора остается гарантия сохранности и безопасности данных. А также страх потери связи с интернетом. По большому счету сомнительный аргумент. А если упадет метеорит? Наступит Апокалипсис? Не спасутся ни те, ни другие. От форс-мажоров никто не застрахован. У вас в равной степени может, как отключиться интернет так и “накрыться стационарный сервер” или потеряете ноутбук, на котором установлена программа. Это к вопросу, где надежнее хранить деньги? Дома под матрасом или в банке? При несчастливом стечении обстоятельств могут пропасть в обоих случаях. Справедливости ради, в случае с облачной CRM есть вероятность, что информация все-таки будет восстановлена за счет резервного копирования.

В общем “думайте сами, решайте сами – Иметь или не иметь”. А мы вам желаем удачного выбора!