Многозадачность: как успевать больше меньшими усилиями

Одно дело, когда слушаешь аудиокнигу по пути на работу. Другое, когда просматриваешь договор, параллельно отвечаешь на звонок, потом приходит важное письмо и на него тоже нужно ответить, а потом еще кто-нибудь из сотрудников просит "срочно решить вопрос", "поставить печать" или "только посмотреть бумаги" и так каждый день. А гора основных и важных задач на том же месте и постепенно растет. 

Когда хочется успевать больше, а времени не хватает, приходится переходить в режим многозадачности. Еще можно увеличить свой рабочий день, если меньше спать, сократить время на еду и далее по пунктам. Или перестать пытаться охватить необъятное, выдохнуть и выполнять задачи планомерно.

Французские ученые экспериментальным путем и с помощью показаний МРТ выяснили, что при выполнении одной задачи — активно работают оба полушария, при двух — каждое отвечает за свою. Когда появляется третья — префронтальная кора ее игнорирует. 

Канадские коллеги уверено заявляют, что в условиях многозадачности мозг не выполняет их одновременно, а переходит в режим переключения. И если тренироваться, скорость такого переключения можно повысить.

Получается, многозадачность не более чем иллюзия. Правое и левое полушарие взаимодействуют друг с другом через нейронные связи. Чтобы мозг мог решать одновременно несколько задач его половинки должны работать как две независимые системы. На деле мозг вынужден переключаться между выполняемыми действиями. При этом время на выполнение задач увеличивается, потому что каждый раз в процесс нужно включаться по новой. В результате общая продуктивность снижается, а стресс и напряжение растут. 

1. Планировать. Ежедневно или в начале недели расписывать в календаре важные дела, встречи, задачи. Например, в начале дня можно определить три главных результата, которые нужно достичь. Это позволит правильно расставить приоритеты. 

2. Не стремитесь сделать больше, стремитесь сделать то, что считаете правильным.  Сформулируйте список ваших самых продуктивных дел, выберите из них не больше трех и вкладывайте в них основное время. Остальные, все те, что не требует немедленного решения, менее значимые или связанные с аналитикой решайте попутно. 

3. Если нужно решить важную задачу, перейдите на время  в режим офлайн (отключите интернет, смартфон). Например, если скопилось много дел по 1-2 направлениям, можно выделить день и заниматься только ими, не отвлекаясь на остальное. 

4. Установить таймер для контроля времени. Например, оповещения на каждый час.

5. Использовать техники и практики. Например, матрицу  Эйзенхауэра, то есть фильтровать задачи на день по принципу важное/не важное, срочное/не срочное. Или технику "Помидора" для максимальной концентрации над текущей задачей. То есть 25 минут полного погружения в задачу и 5 минут перерыв и отвлечение. 

6. Ежедневно уделяйте время важным, но не срочным задачам (с негорящими дедлайнами).

7. Составьте список дел на случай прокрастинации. Это может быть что-то полезное, что поможет мысленно собраться и настроиться на работу (новости, полезные статьи, мелкие задачи). 

8. Не откладывайте на потом задачи, занимающие не более 5 минут, выполняйте сразу. 

9. Планируйте следующую задачу, ориентируясь на такие параметры, как: место, время, состояние самочувствия (запас энергии) и список продуктивных дел. 

10. Если письмо не требует сиюминутного ответа, не отвечайте, возьмите 15 минутную паузу на обдумывание ответа, чтобы ничего не упустить. Отвечайте на письма не по мере поступления, а поэтапно. Например, 2 раза в день. 

11. Отключайте телефон на время встреч. 

12. Фиксируйте все важные мысли, пока не переключились на новое дело. 

13. Кому-то помогает повышать уровень продуктивности и креативности фоновые шумы, например звук кофейни. Можно скачать приложение, симулирующее этот звук и установить его себе на компьютер. 

14. Идеально, если есть возможность вздремнуть днем. Лучшее время с 12 до 13 и достаточно всего 20 минут. Но даже при отсутствии возможности, если чувствуете, что накатила усталость, а мозг отказывается работать — закройте глаза и расслабьтесь на пару минут. Можно включить тихую умиротворяющую музыку (классика, звуки природы). 

15. Планируйте свободное время, ну или, по крайней мере, наметьте примерную стратегию отдыха, иначе в «свободном режиме» мозг будет возвращаться к обдумыванию текущих дел.

16. Спорт. Качественное и регулярное питание. Здоровый сон и полноценный отдых.  Медитация или любая деятельность, которая успокаивает, заряжает энергией и помогает сконцентрироваться. Меньше кофе, больше воды. И не злоупотреблять алкоголем, особенно перед сном. 

17. Заводите новые полезные привычки, занятия, чтобы разнообразить жизнь и не завязнуть в рутине. 

1. Меньше времени для важных задач, потому что когда есть ограничение, это помогает собрать мозг в кучку и выполнить ее быстрее.

2. Записывайте, сколько тратите времени на повседневные задачи. По результатам проанализируйте, можно ли его расходовать более продуктивно.  

3. Откажитесь от непродуктивных дел

4. Выделите отдельный день для технических задач (покупки, уборка и т. д.)

5. Не засиживайтесь допоздна. Сегодня это вам поможет переделать кучу дел, а завтра будете чувствовать себя выжатым лимоном и пытаться реанимировать себя кофе.

6. Пишите письма короче. Ничего лишнего, внятно и по существу. Попробуйте, например, укладываться в 5 предложений.

7. Не тратьте время на поиски нужного письма, используйте быстрый поиск и сортировку.

Чтобы