Как защититься от шпионажа? Настройки безопасности

Если раньше при увольнении менеджеры уносили клиентскую базу в своих блокнотах, сейчас ее достаточно просто распечатать или же скопировать на съемный диск.

Рассмотрим самые распространенные случаи шпионажа сотрудников.

• После увольнения и перехода к конкурентам вместе с администратором Светланой из салона красоты «ушла» и база клиентов.
• Недавно принятый на работу менеджер Гена сказал, что случайно удалил все данные по клиенту. А если он работает на конкурентов?
• Катя плохо запоминает пароли и поэтому записывает их в блокнот, который часто оставляет без присмотра на рабочем столе. А в кабинет может войти любой.
• Постоянно срываются крупные сделки. В компании завелся «крот» и вся важная информация по клиентам утекает к конкурентам.

Как обезопасить компанию от информационного воровства?

В INTRUM все данные хранятся на облачных серверах в крупных дата центрах России и Европы. Все сведения поступают туда по зашифрованному протоколу и регулярно копируются. Доступны только для руководства технического отдела. Так что незаметно скопировать или удалить не получится.

Неограниченные права, в том числе и по настройке CRM – привилегия руководителя и администратора. Вы сами решаете кто, когда и к каким файлам, документам может иметь доступ.

Обозначить права можно как для отдельного сотрудника, так и для целой: группы, отдела, филиала, подразделения. Дополнительно в каждой из групп возможно назначить «Ответственного», «Менеджера» и «Пользователя». Каждому из них уже соответствуют набор разрешенных полномочий.   

Редактировать данные, могут только те сотрудники доступ которым вы открыли. Менеджеры не имеют возможности на свое усмотрение стереть или изменить важную информацию, без ведома руководства. В свою очередь у руководителя есть возможность отслеживать сделки с клиентами их этапы. При удалении файлы не исчезают бесследно, а перемещаются в архив. В случае если сотрудник случайно или намеренно удалит данные их можно восстановить.

Также можно ограничить/запретить возможность просматривать и вносить изменения в карточки сотрудников или отделов: видеть их задачи, прослушивать их звонки.

Если сотрудник увольняется и на его место приходит новый, нет необходимости лично вводить его в курс дела по каждому передаваемому клиенту. Достаточно в настройках указать статус «Ответственный» и он сможет самостоятельно ознакомиться с историей взаимоотношений с ними. Это и время экономит, и гарантирует, что новый сотрудник получит исчерпывающую информацию по каждому клиенту. А так же минимизирует риск, что уволенный менеджер о чем-то забудет рассказать или намеренно умолчит.

В облачную CRM можно войти с любого устройства. В чем опасность?

• Недобросовестный сотрудник, например, может зайти с домашнего компьютера и скачать/удалить клиентскую базу.
• Менеджер конкурирующей компании может раздобыть/подобрать пароль одного из ваших сотрудников и войти в систему.

Защититься от незваных гостей, несанкционированного взлома поможет ограничение доступа по IP адресу. Для этого в настройках, нужно указать с каких IP адресов и кто из пользователей имеет право заходить в систему. Например, можно разрешить доступ только с рабочих компьютеров для всех сотрудников кроме руководящего состава. В этом случае любая попытка пользователей 1-й группы войти в CRM из неопознанной сети будет блокирована.

Важно! Подобное ограничение не распространяется на пользователей с правами «Администратора».

В случае если произошла утечка, другие несанкционированные действия – вы всегда можете отследить траекторию передвижений сотрудников в CRM. Опция логирование фиксирует каждое действие каждого сотрудника: время входа/выхода/нахождения в системе, просмотр/редактирование карточек клиентов, объектов, продуктов, удаление и другие манипуляции. К примеру, сотрудник удалил контактные данные клиента. Любые произведенные изменения всегда можно отследить и при необходимости восстановить исходные данные/отменить правки.

Важно! Выставляя в настройках значение доступа «Все» вы разрешаете любому сотруднику просматривать, изменять, стирать, выгружать карточки клиентов, историю сделок, документы.

Итого
Безопасность компании в ваших руках, а правильный выбор параметров настроек INTRUM гарантирует:

• конфиденциальность и сохранность информации
• блокировку всех возможных угроз
• невозможность копирования или распечатки базы данных