Бизнесу: зачем нужна интеграция CRM с почтой

Если у вас бизнес и вы коммуницируете с клиентами не только в режиме реального присутствия "здесь и сейчас" (шаурмичная), значит, у вас есть почтовый ящик со всеми вытекающими

Больше не понадобится открывать отдельное приложение или заходить через браузер, вбивать логин и пароль. Доступ к почте уже есть в интерфейсе CRM. 

Все действия с почтой будут совершаться в системе. При этом работать с корреспонденцией можно и в разделе письма, и через карточки клиентов. 

То есть, написать письмо клиенту из его профиля, здесь же посмотреть прошлую переписку в ленте. Действуют все те же функции, что и в обычной почте: написать, отредактировать, прикрепить файлы, создать тему. 

Это быстрый доступ к истории переписки с клиентом. Не нужно долго искать письмо от Петра Александровича. В карточке переписка сохраняется в хронологическом порядке, найти нужное будет нетрудно. Здесь же содержится и другая информация по звонкам, покупкам, данным клиента. 

Можно настраивать бизнес процессы, например, умную сортировку, чтобы при получении ожидаемого письма появлялось напоминание.  

Еще есть отдельные настройки вида письма, то есть можно настраивать подпись "от кого"

создавать папки, сортировать по ним письма отмечать маркером важные.

 

Незаменимы, когда нужно рассказывать клиентам о текущих изменениях: сменился ассортимент, запустили новый продукт, акцию, решили сделать предпраздничные скидки, сменился поставщик и повысились цены. 

Доступна интеграция с email рассылками. Так в INTRUM можно сделать настройку с такими сервисами как  UniSender, SendPulse и другими. Полный список и описание настройки тут. И через стандартные почтовые аккаунты: Яндекс, Mail, Gmail и пр.  

Рассылку можно делать по всей базе

Содержание рассылки зависит от ваших целей, желания и возможностей

Посредством сервисов рассылок можно получать подробную аналитику о том, сколько писем было прочитано, число переходов по ссылкам на сайт компании, сколько было отправлено/получено, сколько ушло в спам. 

В CRM можно настраивать бизнес процессы. Допустим, чтобы на входящее письмо менеджеру автоматически ставилась задача. 

Бизнес процесс, который будет автоматически отправлять поздравительные письма с днем рождения и праздниками клиентам, партнерам и важным для вашего бизнеса лицам. 

Или настроить свой бизнес процесс, по своим правилам и потребностям. 

В CRM можно создавать шаблоны готовых ответов для стандартных писем. Это пригодится на случай, когда для взаимодействия с клиентами и партнерами есть своя отработанная схема, и нет времени составлять каждый раз идентичный текст. Но можно пойти еще дальше и автоматизировать отправку таких писем. Например, оповещение клиента о статусе заказа. Профит: минимум усилий для компании, а для клиента внимание и своевременное информирование.

 

Иногда клиенты отправляют письма в нерабочее время, для таких случаев пригодятся шаблоны быстрых писем-ответов примерно такого содержания: "Менеджер свяжется с вами в ближайшее время".

Все что попало в поле зрения CRM сохраняется автоматически и с этими данными можно работать сразу. Допустим, пришло письмо от нового клиента — не откладывая на потом из письма можно создать его профиль.  По мотивам письма поставить задачу для сотрудника. Автоматически перенаправить письмо ответственному сотруднику или в конкретный отдел (например, жалобы в клиентский сервис). 

С помощью рассылок, писем можно проводить анкетирование для маркетингового исследования. Например, клиент получает письмо с важной для него информацией, а в конце ему предлагается ответить на пару вопросов, для улучшения сервиса, чтобы сформировать для него лучшее предложение, улучшить работу компании. Вариантов много, вопросов желательно напротив немного, ровно столько, чтобы процесс занял не больше 3-5 минут, если хотите получить ответы, а не запрос на отписку от рассылки.

В CRM можно разделять права доступа. Доступные варианты

В системе есть собственный почтовый сервис. Нужно только подключить аккаунт. 

К одному почтовому ящику можно предоставить доступ неограниченному числу сотрудников. 

Можно 

- Получать и отправлять письма, которые приходят на привязанный к системе ящик. 

- Если письмо пришло от клиента, который есть в базе, оно автоматически прикрепится к профилю. То есть, чтобы прочитать переписку не обязательно заходить в почту, это можно сделать, открыв карточку клиента. Если письмо от неизвестного → создается карточка лида. 

Лид есть, письма еще нет → когда придет, автоматически прикрепится к карточке. 

- Сортировать с помощью фильтров письма, отмечать маркером, объединять, создавать папки разных типов. 

- Работать как с обычным ящиком или из профиля контакта. 

Когда большой поток ежедневной входящей и исходящей корреспонденции, когда часто меняются ответственные за клиента или в компании текучка менеджеров — может возникнуть путаница. Некоторые письма могут остаться без ответа, сделки и договоренности сорваться, потому что вовремя не ответили. Это мелочи, но они могут доставить немало хлопот и подпортить репутацию компании.